Departamento de Reservas

Tengo el honor y el placer de darles la más cordial bienvenida a la asignatura Administración Hotelera 1. Es un honor, porque ustedes constituyen un selecto grupo de jóvenes caracterizados por un excelente rendimiento académico. Ustedes  han cumplido una meta importante, probablemente fundamental en su vida que es el ingreso a esta Universidad.       Felicitaciones!

Introducción

El número de personas del departamento está en función de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.

Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficina de reservaciones, ésta se tomará en recepción, razón por la cual Reservaciones debe informar a este departamento las fechas cerradas (aquellas donde no se admiten reservaciones porque el hotel está completamente ocupado).

Un aspecto importante de las personas que reciben las reservaciones es que deben estar bien capacitadas, no solamente en algún otro idioma extranjero, sino también tener una buena aptitud para la venta, ya que cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado se le puede vender una suite.

Objetivos

•  Conoce los distintos sectores dentro del departamento de reservas.
•   Reconoce la terminología, técnica de reservaciones.

DEPARTAMENTO DE RESERVA 

El departamento es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas.

1.Control de Reserva

1.1 Computadora con programa de reservaciones hoteleras.

Este programa debe incluir en su menú las opciones siguientes: reservaciones con depósitos, reservaciones sin depósitos,  reservación de personas importantes, cambio de reservación, cancelaciones, depósitos, reembolso, pronósticos  de ocupación, elaboración de reportes, disponibilidad, elaboración de graficas impresión de cartas tipo, etc.
  

1.2 Archivos cronológicos de reservaciones

Se deben tener carpetas para cada día del año ya que en este lugar se dará toda la correspondencia del huésped y la demás papelerías que se llenó por motivo de la reservación, cancelación, cambio, depósitos, entre otros.

1.3 Hoja de control de reservaciones

Consiste en una hoja de papel cuadriculada con 31 columnas para cada día del mes y renglones según sean los cuartos en el hotel.

En estas hojas se van anotando las reservaciones recibidas y sirve fundamentalmente  para evitar reservar un mayor número de habitaciones que las disponibles en el hotel. Algunos establecimientos usan colores para distinguir los tipos de reservaciones por ejemplo: reservaciones sin depósitos (blanco), reservaciones con depósitos, (amarillas); grupos (azul); personas importantes (rojo); grupos periódicos (negros); entradas sin reservación (verde). Estas últimas deben considerar en los conteos, según reporte, que envía el Departamento de Recepción al Departamento de Reservas.

1.4 Libreta de entradas y salidas

Se anotan en las páginas todos los días del año: en la parte izquierda las entradas y en la derecha las salidas, por ejemplo:

Si un huésped reservo un cuarto con llegada el 7 de enero y salida el 9 del mismo mes, se escribirá una línea vertical en las entradas del día 7 y otra línea vertical en las salidas del 9 (no se escribe nada en las hojas correspondientes a los días intermedios).

Con la información de esta libreta se puede tener un número aproximado de las entradas y salidas en el hotel en un día determinado. También servirá para la elaboración de algunos reportes. 

Actividades

1.    Consulte la infografía asignada http://www.monografias.com/trabajos71/departamento-recepcion-hotel/departamento-recepcion-hotel.shtml

2.    Elabore una síntesis sobre las funciones del departamento de reservación (mapa conceptual, diagrama de llaves).

3.    Entregar la síntesis  el miércoles 3 de julio 2013.

4.    Enviar al correo de la profesora. 

Evaluación

La evaluación de esta asignatura se lograra con la realización de las diversas actividades de la asignatura:

ü  Registro y análisis de datos

ü  Interactividad

ü  Comunicación sobre la marcha del proceso de aprendizaje

ü  Uso de correos, foros en el proceso de información

Total a evaluar 100 puntos.